Gebrauchtmaschinenhandel
Neuigkeiten im Büromanager Gebrauchtmaschinenhandel
- Die wichtigste Neuigkeit dieses EDV Warenwirtschaftssystems: Der neue Büromanager arbeitet mit einer MySQL-Datenbank (ab 10-User-Lizenz)
- Optimale Sicherheit der Datenbehandlung. Es haben nur Rechner Zugang zu den Serverdaten, die in der Datenbank angemeldet sind. Die Daten können nicht von Unbefugten kopiert werden. Optimale Stabilität der Datentabellen.
- Arbeiten mit größerer User-Anzahl mit optimaler Performance: z. B. eine Suche oder Filterung bei einem Adressenstamm von ca. 50.000 Adressen dauert unter 1. Sek.
- Diese Warenwirtschaftssoftware enthält als vollkommen neue Funktion
die SOFORTSUCHE: Diese starten Sie durch Eingabe in dem Fenster über der jeweiligen Spaltenüberschrift in der Liste. Hier wird bei der Eingabe eines jeden Buchstabens sofort das Suchergebnis gezeigt. Bei Eingabe in eine zweite Spalte wird
die Eingabe in diese weitere(n) Spalte(n) mit den bereits eingegebenen Spalten verbunden und die Suche kombiniert.
Bei Eingabe in eine zweite Spalte wird die Suche automatisch umgeschaltet in eine Volltextsuche.
Das alles immer schneller als 1 Sek. - Sie können das Büromanager-Fenster in jeder beliebigen Größe bearbeiten.
- Durch die Datenbehandlung per SQL können Sie auch über eine Internet-Verbindung mit Ihrem Laptop von zu Hause bzw. unterwegs an Ihrem Server arbeiten,
wie wenn Sie am lokalen Netz im Büro wären.
Neue Funktionen in der Maschinenverwaltung des Warenwirtschaftsprogramms:
- Verkaufsdaten: Diese werden automatisch ermittelt aufgrund den mit der Referenz-Nr. der Maschine zusammenhängenden Rechnungen und Offene Posten-Daten, z. B. Teilzahlungen.
- Wareneinkauf/Kosten: Außer dem Einkauf werden die Erhaltungskosten, Lagerkosten, Restaurierungskosten und ggf. Transportkosten etc. verwaltet und addiert. Diese werden automatisch durch die Warenwirtschaftssoftware eingetragen aus den Kosten-/Kreditoren unter AUSGABEN.
- Neue Kalkulation: wird automatisch aus Daten der Maschinenverwaltung, Verkaufsdaten und Kosten-erstellt. Alle neuen Funktionen enthalten Drucklisten.
- Maschinen-Ausstattung: Neue Sofortsuche.
- Sie können selbst die Felder der Listenspalten einstellen.
- Sie können selbst die Breiten der Listenspalten verändern.
- Sie können selbst die Vorsortierungen einstellen.
- Neue E-Mail im Html-Format mit Signatur.
- Maschinen-Serienmail mit persönlicher Anrede.
- Neue ausführliche Online-Hilfe.
- Es werden auch Videos vom Dokumentenordner auf die Internet-Seite exportiert.
Mittelpunkt der Branchenversion des EDV Warenwirtschaftssystems ist das Formular für die Maschinenverwaltung. Hier werden eigene und fremde Maschinen erfasst und gesuchte Maschinen eingegeben und beide in der Maschinenabgleichliste gegenübergestellt.
Das Formular ist gegliedert in
1.) die Seite 1 mit den Daten, die nach außen dargestellt werden als Druck, Email, ggf. im Internet in der Form von Maschinendatenblättern oder Listen,
2.) Seite 2: Interne Betriebsdaten, die die Maschine betreffen wie Herkunftsdaten und EK-Preis,
3.) Seite 3: Erfassung von Zubehördaten inkl. Kostenkalkulation: Außer dem Einkauf werden die Erhaltungskosten, Lagerkosten,
Restaurierungskosten und ggf. Transportkosten etc. verwaltet und addiert.
4.) Ansicht von Archivbildern. Die Einbindung erfolgt durch Einfügung der Bilder in die Dokumentenverwaltung.
Suchen/Filterung:
Das Suchfenster wird geöffnet. Bei der Suche handelt es sich um eine Stringsuche: d. h. es wird nach allen Zeichenfolgen - auch inmitten der Texte gesucht - und mit der eingegebenen Zeichenfolge verglichen.
Auf der ersten Seite (Maschinendaten):
Die Maschinen-Referenz-Nr. wird bei der Neuanlage einer Maschine vom Programm automatisch vergeben.
Die Felder Art, Typ, Hersteller, Modell und Format werden in der Warenwirtschaftssoftware mit den Einträgen in der Maschinenstamm-Tabelle verglichen und abwärts gefiltert, d. h.:
Durch Eingabe der Art oder der ersten Buchstaben der gewünschten Art und danach Betätigung der Eingabetaste werden alle kompatiblen Einträge der Maschinentabelle in dem Warenwirtschaftsprogramm verglichen und alphabetisch aufgelistet. Bei der Auswahl durch den Benutzer wird ein Filter auf die eingegebene Wahl gesetzt, also z. B. bei Auswahl “Bogendruck” werden in den folgenden Feldern nur noch Selektionen gezeigt, die dem ersten Filter entsprechen.
Bei Eingabe des Typs in das EDV Warenwirtschaftssystem wird weiter selektiert und im nächsten Feld Hersteller werden nur noch die Hersteller in der Auswahltabelle angezeigt, die den beiden ersten Kriterien ausgewählte Art und Typ entsprechen.
Im Feld Modell werden nur noch die Modelle des ausgewählten Herstellers in der Liste angezeigt.
Ebenso die Vorselektion noch beim Feld Format.
Die Felder Art und Typ werden ins Englische übersetzt, die restlichen Felder werden in die englische Spalte 1:1 übertragen.
Die Daten der Übersetzungstabelle werden in die Ausstattungstabellen eingelesen und übersetzt. Ziel ist, dass auch im Deutschen einheitlich geschriebene Begriffe in die Ausstattung gesetzt werden, was die Suche nach diesen Begriffen erheblich erleichtert.
1.) Option: Markierung, wenn eine Option auf die Maschine besteht.
2.) Bei Druck Maschinenliste werden nur die anzubietenden ausgegeben.
3.) Fremd: nicht in eigenem Besitz: Wichtig für Listenselektion.
4.) Transfer: Markierung für Datentransfer von Büromanager zu Büromanager bei anderen Händlern.
5.) Markierung für Internet-Darstellung.
Seite 3 der Maschinenverwaltung des Warenwirtschaftssystems:
Kostenkalkulation: Außer dem Einkauf werden die Erhaltungskosten, Lagerkosten, Restaurierungskosten und ggf. Transportkosten etc. verwaltet und addiert.
Links befinden sich die Buttons Stammdaten und Übername von Stammdaten aus der Artikelverwaltung.
Seite 4 der Maschinenverwaltung des Warenwirtschaftssystems:
Sie können in dem Warenwirtschaftsprogramm je Maschine bis zu 8 Bilder laden. Bild 1 (links) wird auf der 1. Seite als Minibild dargestellt.
Dieses Bild wird auch bei dem Druck des Maschinendatenblattes dargestellt.
Ausgabe Maschinen-E-Mail:
Der Büromanager generiert eine fertige E-Mail, um Maschinendaten anzubieten.
Die E-Mail der im Adressenfenster ausgewählten Adresse wird in das An-Feld des E-Mail-Fensters eingetragen.
Das Feld Betreff wird gefüllt von der Ref.-der Maschine, dem Hersteller und dem Modelltyp der Maschine.
Das Textfeld des E-Mail-Fensters wird gefüllt von:
1.) dem Maschinen-Vortext,
2.) den Daten des Maschinendatenblattes,
3.) dem Maschinen-Nachtext. (Entsprechend der “Signatur” bei Outlook).
Die Textbausteine mit folgenden Kürzeln betreffen die Maschinendaten-Email:
KURZANGEBOT mit Vortext deutsch, Nachtext deutsch, Vortext englisch, Nachtext englisch
Beim PDF-Mail wird die E-Mail-Adresse in den Zwischenspeicher übertragen und muss im E-Mail-Fenster per Strg-V -Tastaturbefehl oder im Menü durch “Bearbeiten” “Einfügen” eingefügt werden.
Historie:
Folgende Vorgänge werden in der Warenwirtschaftssoftware mit Datum, Modellbezeichnung, Kunde und VK-Preis in die Protokolldatei “Kundenhistorie” automatisch eingetragen:
Angebot, Erzeugung Maschinen-E-Mail, E-Mail-Transfer
Entsprechend existiert bei den Adressen die Maschinenhistorie mit den Inhalt, welche Maschinen diesem Kunden/Interessenten angeboten wurden.
Maschinenpool:
Mit dieser Funktion erzeugen Sie eine mittels Filtersetzung eine bestimmte Maschinenauswahl und speichern diese Auswahl als Datensatz im Maschinenpool ab mit Angabe des Bearbeiters, Datum und einer Bezeichnung.
E-Mail-Transfer:
Diese Funktion beinhaltet den E-Mail-Transfer von Maschinendaten zwischen verschiedenen Büromanager-Nutzern.
Import: Der Ordner in Ihrem Büromanager-Verzeichnis, in den Anlagen der empfangenen E-Mails gespeichert werden (Dateien/Anlage speichern unter...) und vom Büromanager bei Betätigung des Buttons ”Import” sofort in Ihre Maschinendatei des Warenwirtschaftsprogramms eingelesen.